De vaardigheid onderhandelen is zo veelomvattend dat ik me hier beperk tot de twee belangrijkste kenmerken:
Vaak is een dilemma bij een onderhandeling dat je moet kiezen tussen een goede relatie of een scherp onderhandelingsresultaat. Deze twee zaken lijken elkaar te bijten en in de praktijk gebeurt dat ook vaak. Gelukkig hoeft dat helemaal niet het geval te zijn. Het is heel goed mogelijk om zowel aan de goede relatie als aan een goed resultaat te werken.
Het eerste inzicht dat je nodig hebt is dat je in je onderlinge communicatie eigenlijk altijd bezig bent met zowel de relatie als de inhoud. Alleen maak je mogelijk geen bewust onderscheid hoe je het verschil tussen die twee kunt benutten in je onderhandeling. Daarmee wordt hard op de inhoud ook automatisch hard op de relatie en soft op de relatie soft op de inhoud. Dat is niet handig. Probeer zacht te zijn op de relatie, terwijl je hard op de inhoud blijft.
De relatie gaat met name over hoe jij en de ander het met elkaar kunnen vinden. Voordat je over de inhoud gaat onderhandelen, moet je eerst investeren in de relatie. Als de relatie gedurende de onderhandeling onder druk komt staan, stop dan met de inhoud en maak eerst een afspraak hoe je de relatie weer kunt verbeteren (bijvoorbeeld door een korte pauze te nemen).
Hard op de inhoud betekent zakelijk. Laat de relatie niet de inhoud beïnvloeden. Als de relatie goed genoeg is, mag je zakelijk en hard op de inhoud onderhandelen. Natuurlijk is het van belang dat de inhoudelijke issues redelijk van aard zijn. Juist doordat je in de relatie hebt geïnvesteerd, zul je zien dat alle partijen hun best doen om redelijke eisen te stellen.
Er is binnen een onderhandeling een groot verschil tussen belangen en standpunten. Een standpunt is een mening of gewenste uitkomst. Standpunten zijn zaken die meestal het snelst worden uitgesproken. Een belang is de reden waarom iemand een standpunt inneemt en speelt meer op de achtergrond. Soms zijn partijen zich niet bewust van de belangen die meespelen, ze liggen meestal onder de oppervlakte.
Onderhandelingen lopen meestal vast omdat standpunten te veel tegenover elkaar staan. Je bent het dan qua uitkomst volstrekt niet met elkaar eens. Veel vastgelopen onderhandelingen zijn vlot te trekken als eenieder bereid is standpunten van tafel te halen en opnieuw naar belangen wil kijken (dat komt omdat er veel meer overlappende belangen zijn dan meestal wordt aangenomen).
Zorg ervoor dat de ander zich op zijn gemak voelt, praat over interesses, wat mensen beweegt. De inhoud komt later wel.
Ga nog niet in op standpunten, maar onderzoek rustig welke belangen er bij de ander spelen. Door op de belangen door te vragen, krijg je ook een diepgaander gesprek en toon je interesse in je gesprekspartner.
Geef de ander duidelijk aan dat je begrepen hebt welke belangen er bij de ander spelen.
Ook jij hoeft nog geen standpunt in te nemen, want het is alleen maar lastig als je je standpunt later weer van tafel moet halen. Wees wel heel duidelijk en direct in de belangen die er bij jou spelen.
Check of de ander volledig begrepen heeft welke belangen er bij jou spelen. Als dit niet het geval is, ga dan terug naar stap 4 totdat alles begrepen is.
Je hoeft hier nog niet te onderhandelen door belangen weg te geven, of zaken te eisen. Je zwicht nooit onder druk, want je wilt de relatie goed houden, de ander ook.
Vertel dat je naar een uitkomst wilt toewerken die beide partijen een goed gevoel geeft, een win-win deal. Ga brainstormen over de mogelijke uitkomsten waarbij zoveel mogelijk belangen gediend worden.
Jullie doen je best om zoveel mogelijk belangen te dienen. Daartoe moet je soms wat inleveren.
De onderhandelingsresultaten worden geconcretiseerd. Check of de andere partij ook tevreden is.
Sluit de onderhandeling af door aan te geven dat je het gesprek erg prettig vond.